Первичная документация — это фундамент вашего бухгалтерского и налогового учёта, и любые проблемы здесь неминуемо приводят к доначислениям, штрафам и судебным разбирательствам с налоговой. Многие предприниматели относятся к оформлению первички формально, считая, что главное — это наличие договора и счёта-фактуры, но на самом деле налоговики проверяют каждую мелочь. Важно помнить, что договор без подписей и печатей, счёт-фактура с неверным кодом или акт выполненных работ без расшифровки подписи могут стать основанием для снятия расходов и отказа в вычете по НДС, даже если услуга была оказана в полном объёме.
Чтобы избежать претензий, возьмите за правило проверять все входящие документы по единому чек-листу. Убедитесь, что у вашего контрагента есть действующий юридический адрес, он зарегистрирован в ЕГРЮЛ и не находится в процессе ликвидации. Проверяйте реквизиты каждой счёт-фактуры: дату, номер, ИНН и КПП покупателя и продавца, а также правильность заполнения граф с наименованием товаров и ставкой НДС. Ошибки в этих реквизитах делают документ недействительным, и налоговая может исключить его из учёта даже при наличии реальной хозяйственной операции.
Особое внимание уделите актам сверки и товарным накладным, которые должны подтверждать факт передачи товаров или оказания услуг. Все документы должны быть подписаны уполномоченными лицами, чьи полномочия подтверждены доверенностями или приказами. Если вы работаете с электронным документооборотом, следите за тем, чтобы все файлы имели действующие сертификаты электронной подписи и соответствовали утверждённым форматам ФНС. И самое главное — храните всю первичную документацию в течение установленного законом срока, который составляет пять лет для большинства документов. Налоговая может запросить их в любой момент, и если вы не сможете предоставить оригиналы или заверенные копии, последствия могут быть самыми печальными.